Nowy system delegowania kierowców i związane z nim wątpliwości
Wejście w życie pakietu mobilności stało się wyzwaniem dla wielu przewoźników. Pomimo tego, że poszczególne zapisy implementowane były stopniowo, powstało wiele nieścisłości i problemów. Które wątpliwości odnośnie nowego systemu delegowania kierowców w szczególności należy objaśnić?
Czy samozatrudniony kierowca może odliczać diety w koszty firmy?
Od lutego 2022 r. nie przysługują diety w podróży służbowej w przypadku kierowców odbywających przewozy międzynarodowe. Konsekwencją jest również to, że osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą nie mogą już zaliczyć diety w koszty uzyskania przychodów.
Czy przy transporcie krajowym zawsze należy się delegacja i ryczałt za nocleg?
W przypadku transportu krajowego delegacja i ryczałt za nocleg należą się tylko wtedy, gdy pracownik nie ma możliwości powrotu do miejsca czasowego pobytu lub miejsca swojego zamieszkania. Przysługują one również wówczas, kiedy pracodawca nie zapewnia kierowcy noclegu.
Ryczałt noclegowy należy się kierowcy wykonującemu przewozy drogowe na terenie kraju w wysokości, która została przewidziana w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej i wynosi 45 zł za każdy nocleg w godzinach od 21.00 do 7.00.
Za nocleg w podróży krajowej odbywający się w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie przysługuje pracownikowi zwrot kosztów. Odbywa się w wysokości poświadczonej rachunkiem. Zasadą jest jednak to, że stawka za dobę hotelową nie może przekraczać dwudziestokrotności stawki diety. Limit wynosi więc 600 zł.
Dodatkowo jeśli podróż krajowa trwa poniżej 8 godzin, to dieta nie przysługuje. W przypadku trwającej od 8 do 12 godzin przysługuje 50% diety. Pełną wysokość wylicza się wtedy, kiedy podróż krajowa trwa powyżej 12 godzin. Oczywiście w związku z pakietem mobilności delegacje i ryczałty nie należą się w większości podróży służbowych zagranicznych.
Kiedy i jak liczyć krajową delegację?
Przez delegację krajową rozumie się co do zasady wyjazd w sprawach służbowych poza siedzibę firmy lub miejsce wykonywania pracy. Jednocześnie musi on być zlecony przez przełożonego i związany z potrzebami firmy. Co trzeba zrobić, aby rozliczyć ją w prawidłowy sposób?
Przede wszystkim pracownik jest zobowiązany do rozliczenia delegacji krajowej najpóźniej w terminie 14 dni od jej zakończenia. Istotne jest przy tym, że ma możliwość przed wyjazdem wnioskować o wypłacenie zaliczki na poczet delegacji po wcześniejszym dokonaniu odpowiednich kalkulacji co do niej.
Pracownik jest też zobowiązany do starannego zgromadzenia i przedstawienia wszystkich dokumentów, które potwierdzają ponoszone w trakcie delegacji koszty. Chodzi choćby o rachunki czy faktury za noclegi. To na pracowniku ciąży obowiązek właściwego udokumentowania wydatków.
Czy od lutego 2022 diety są kosztem uzyskania przychodu?
Od 1 lutego 2022 r. kierowcy nie otrzymują diet z tytułu zagranicznych podróży służbowych. Okazuje się, że osoby prowadzące działalność służbową nie mają możliwości zaliczenia diet do kosztów uzyskania przychodu.